[Kiến thức môn ACCA Performance Management - PM/F5] Một số hệ thống thông tin thường gặp

Môn học Quản trị hiệu quả hoạt động (Performance Management - PM/F5) là môn học Cấp độ Ứng dụng (Applied Skills) trong chương trình học ACCA. Đây là một trong những môn học khó, với tỉ lệ học viên thi và đỗ môn này trong những kỳ gần đây chỉ đạt dưới 40%.

Hệ thống thông tin là một học phần nằm trong chương trình học tập, thường xuất hiện dưới dạng các câu hỏi trắc nghiệm. Để đạt điểm tối đa, các bạn cần hiểu kỹ lý thuyết và tìm đọc các thông tin cập nhật nhất.

Trong bài viết trước, BISC đã đề cập đến Một số thuật ngữ cơ bản đối với Hệ thống thông tin, và ở bài viết này, BISC sẽ cùng các bạn tìm hiểu tiếp về một số loại hệ thống thông tin thực tế hiện nay và có thể xuất hiện trong bài thi môn PM/F5 nhé!

1. Transaction Processing Systems (TPS) - Hệ thống xử lý giao dịch

Hệ thống xử lí giao dịch là một loại hệ thống xử lí thông tin, kết hợp phần mềm và phần cứng, hỗ trợ xử lí giao dịch.

Một ví dụ của hệ thống xử lý giao dịch là việc bạn đặt hàng trực tuyến. Người dùng tự động chọn hàng hóa mình mua, bao gồm: số lượng, chủng loại,... và tiến hành thực hiện thanh toán trực tuyến. Sau đó, cửa hàng sẽ dựa trên thông tin bạn đã đặt để đóng gói các sản phẩm nằm trong đơn hàng đó và thực hiện vận chuyển.

Ví dụ của hệ thống xử lý giao dịch

Một ví dụ khác, khi đi siêu thị, điểm cuối cùng bạn đến sẽ là quầy thu ngân. Sau đó, khi toàn bộ hàng hóa đã mua được quét mã, tổng giá trị hóa đơn sẽ được tính tự động. Sau đó, bạn sẽ nhận được một biên lai bán hàng chính xác, gồm một danh sách liệt kê toàn bộ sản phẩm được mua, số lượng, đơn giá tương ứng cũng như thể hiện phần thanh toán đã được thực hiện dưới hình thức nào. Đối với doanh nghiệp, thông tin này sẽ được sử dụng để tính toán về lượng hàng tồn kho còn lại cũng như phân tích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

2. Management Information Systems (MIS) - Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các hệ thống và quy trình thu thập dữ liệu từ một loạt các nguồn thông tin khác nhau và được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu. Các hệ thống này được sử dụng để đưa ra các quyết định, giúp cho nhà quản lý phân tích hiệu quả và kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

Các thông tin trong hệ thống MIS chủ yếu dựa trên thông tin nội bộ được tích lũy từ các hoạt động vận hành hiện tại của doanh nghiệp, ví dụ như thu thập từ hệ thống xử lý giao dịch TPS. Hệ thống thông tin quản lý có thể giúp chủ của một siêu thị đưa ra một số quyết định như:

• Theo dõi mức độ hàng tồn kho, từ đó đưa ra các yêu cầu đặt mua bổ sung
• Phân tích khả năng sinh lời của sản phẩm để xác định lại cách phân bổ không gian chứa hàng một cách hợp lý
• Xác định thời gian cao điểm trong ngày, trong tuần,... để sắp xếp ca làm việc cho nhân viên một cách phù hợp

3. Executive Information System (EIS) - Hệ thống thông tin điều hành

Đây là các hệ thống giúp nhà quản trị cấp cao phân tích hiệu suất tổ chức, nhìn nhận các xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên một bức tranh tóm tắt tổng thể về doanh nghiệp. Một EIS hiện đại đôi khi được coi là “bảng điều khiển”, nơi các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quan trọng được trình bày bằng biểu đồ, bảng và các công cụ đồ họa khác để giúp nhà quản trị hình dung được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tiếp tục với ví dụ về siêu thị, một nhà quản trị cấp cao có thể sử dụng một bảng điều khiển để quản trị thông qua việc so sánh doanh thu, lợi nhuận của các chi nhánh khác nhau qua một thời kỳ. Thông tin này giúp bạn quản lý đưa ra quyết định mở rộng hay thu hẹp quy mô doanh nghiệp.

Executive Information System (EIS)

4. Enterprise Resource Planning Systems (ERP) - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp

Hệ thống ERP là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình.

Enterprise Resource Planning Systems (ERP)

Hệ thống ERP có thể tích hợp thông tin từ tất cả các phòng ban và chức năng trên một doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban khác nhau. Mặc dù mọi bộ phận trong bất kỳ công ty nào đều có phần mềm được tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của bộ phận cụ thể đó, nhưng ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin mà một hệ thống của một bộ phận cụ thể không thể làm được. ERP có thể được xem là cầu nối trong việc cung cấp thông tin và các quá trình tích hợp các chức năng nâng cao một cách hiệu quả nhất của tất cả các hoạt động.

5. Customer Relationship Management Software (CRM) - Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng

Phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng là một phần mềm giúp các doanh nghiệp tập trung thông tin liên lạc của khách hàng, lịch sử mua hàng,… trong một cơ sở dữ liệu. Điều này giúp đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, cải thiện khả năng giao tiếp, tự động hóa quy trình và đo lường hiệu quả bán hàng.

Một công ty bán lẻ có thể sử dụng CRM và thông tin thẻ khách hàng thân thiết để tự động gửi email đến khách hàng về các ưu đãi cụ thể mà họ có thể quan tâm, hoặc thúc đẩy chiến dịch quảng cáo mục tiêu trên mạng xã hội.

Khi thực hiện mua sắm trực tuyến trên Tiki, Shopee, Lazada hoặc các trang thương mại điện tử khác, bạn có thể đã từng nhìn thấy trên website có hiển thị các mục như: “gợi ý cho bạn” hay “những người khác cũng đã mua”, … Nội dung trong các mục này bắt nguồn từ lịch sử mua hàng của bạn và các tính năng này được thực hiện bởi hệ thống CRM.

Trên đây là một số loại hệ thống thông tin thường gặp và đang ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Các bạn có thể tham khảo nội dung này trong khóa học thử miễn phí của BISC tại đây

BISC chúc các bạn học tập và ôn tập thật tốt để có kết quả xuất sắc trong kỳ thi tới!